Independente dos motivos, trocar de contador é uma realidade comum no ambiente corporativo e empresarial. Isto se dá pelos ganhos efetivos analisados pela gestão, direção ou conselhos consultivos dos negócios.
Esse processo, no entanto, deve seguir algumas etapas fundamentais que abrangem desde a análise da estrutura contratual até qual o melhor escritório de contabilidade tendo em vista as demandas de sua empresa.
Neste artigo, o time de inteligência contábil da Contadores SA aborda todos os principais aspectos de antes, durante e após a decisão de alteração do escritório de contabilidade.
Continue no artigo e saiba tudo!
Trocar de contador é possível?
Sim! A troca de escritório de contabilidade é uma realidade em qualquer contexto empresarial. Isto se dá devido à análise diretiva e gerencial da empresa quanto a assertividade e qualidade dos serviços prestados e a possibilidade de alteração estratégica.
Assim como qualquer serviço prestado é comum a existência de escritórios com maior ou menor expertise no segmento ou singularidades da atividade das empresas. Isso implica também na existência de outros escritórios com expertise adequada às demandas de um determinado negócio.
No entanto, esse processo deve seguir alguns princípios, de modo que não ocorram cenários de embaraço contábil ou fiscal junto aos órgãos receituários ou, do mesmo modo, com a integridade financeira da empresa.
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Como trocar de contador?
O encerramento de contrato e a transição para novo escritório de contabilidade deve ser documentado e seguir algumas etapas. Desse modo, o processo ocorrerá de maneira segura e assertiva.
Recomenda-se sempre o processo de análise contratual, verificação da situação contábil e fiscal, comunicação formal e efetivação da rescisão contratual.
A troca de escritório é um processo simples e de fácil realização. Parte expressiva da transição se dá ao âmbito do diálogo entre os escritórios de contabilidade, anterior e atual.
Este processo leva em consideração a análise conjunta das obrigações da empresa (ECD, ECF, DIRF etc.), assim como a troca de informações, arquivos, documentos, senhas e demais aspectos necessários à manutenção da saúde financeira, segurança contábil e fiscal no período de transição.
Confira a seguir os passos necessários e recomendados.
Consulte seu contrato
Ao se firmarem em contrato os termos da prestação de serviço de contabilidade é comum que, entre empresas e escritórios, estipulam cláusulas de rescisão contratual. Verificar as condições estipuladas, nesse sentido, é um dos primeiros passos.
Analise todos os aspectos e avalie qual o melhor momento para o encerramento do contrato, tendo em vista seu desejo de trocar de contador. Qual o ônus, como amortizá-lo, caso haja multa rescisória, e quais as vantagens e ganhos no encerramento do vínculo.
Verifique se há pendências
Antes de migrar para outro escritório de contabilidade é sempre recomendado a análise retroativa da situação contábil e fiscal da empresa. Por exemplo, a análise de demonstrações, como liquidez e rentabilidade ao longo de um certo período.
Esta estratégia vale como uma maneira de se antever e prevenir qualquer cenário de embaraço junto aos órgãos de controle e fiscalização receituário, seja em âmbito municipal, estadual ou federal.
Uma dica valiosa é realizar uma análise detalhada cobrindo um recorte temporal de, ao menos, 5 anos anteriores à decisão de encerramento do contrato atual com o escritório de contabilidade.
Informe o contador atual
Evidentemente o contador ou escritório que esteja prestando serviço à sua empresa deve ser informado da decisão de rescisão contratual. Este comunicado deve ser formalizado, em e-mail corporativo ou carta registrada, da decisão.
As boas práticas recomendam que no documento de comunicado de encerramento do contrato para trocar de contador sejam indicadas as seguintes informações:
· Solicitação formação de encerramento do contrato
· Indicação do prazo para término da prestação de serviço, comumente, 30 dias corridos após o envio do comunicado
· Solicitação do envio de toda a documentação contábil e fiscal da empresa, mantida em arquivo do prestador de serviço, para o novo escritório de contabilidade
· Solicitação de elaboração e envio de relatório detalhado, cobrindo toda o contexto contábil da empresa e sua situação junto aos órgãos públicos
Vale a pena ressaltar que este comunicado deve ser elaborado de modo que o escritório atende da melhor forma possível as solicitações e que, em futuro próximo, não se configure qualquer cenário prejudicial à empresa.
Encerre o contrato
A última etapa para a troca de contador é a rescisão e encerramento formal do contrato com o escritório ou contador. Para isso, deve-se ter em mente que é crucial à empresa estabelecer um novo contrato com outros profissionais.
A atividade convencional e cotidiana da empresa demanda um tipo de atenção qualificada e capacitada, no âmbito de inteligência contábil, que somente um escritório ou profissional pode garantir. Desse modo, a transição deve ocorrer de escritório para escritório.
Como encontrar um novo serviço de contabilidade?
Tendo em vista a especificidade dos serviços de inteligência contábil e fiscal, a escolha do novo escritório de contabilidade deve seguir alguns aspectos. Isto é, contar com um escritório com trajetória consolidada e índices de sucesso com seus clientes é fundamental.
Por isso, em momento anterior à troca de contador, a gestão do negócio deve avaliar aspectos como:
· Capacidade técnica do novo escritório
· Expertise profissional e trajetória de mercado
· Domínio e desenvoltura dos profissionais em áreas específicas da contabilidade
· Resultados alcançados
Vale ressaltar que, em momentos de expansão e crescimento do negócio, é comum que a alteração do escritório de contabilidade seja realizada. Isso ocorre devido à demanda de processamento do volume de informações e exigências contábeis, fiscais e financeiras neste novo momento da empresa.
Por isso, um dos fatores que merecem atenção é o momento estratégico do negócio. Isso permite que a empresa alcance estados de maior sinergia, produtividade e evolução financeira.
Outro aspecto a ser considerado é o segmento e porte da empresa. Por exemplo, atuar em um nicho tributário específico implica na necessidade de assessoria e acompanhamento de profissionais com experiência nestes ecossistemas empresariais.
Qual empresa escolher?
Um dos aspectos fundamentais de todo e qualquer serviço contratado é a qualidade assegurada pela qualificação técnico-acadêmica dos profissionais, assim como a expertise de mercado.
Contar com profissionais qualificados é essencial, de modo que todas as operações do negócio estejam em conformidade legal e contábil, assegurando a saúde financeira de sua empresa.
Além disso, é sempre bem-vinda a análise dos resultados positivos que o novo escritório apresenta junto à sua cartela de cliente. Em qualquer âmbito gerencial e diretivo sabe-se que os resultados alcançados são os melhores indicadores de sucesso.
Há quase duas décadas A Contadores SA se consolidou como um ecossistema de soluções empresariais, reunindo empresas de contabilidade com atuação nacional e internacional.
Contamos com uma equipe de profissionais especializados em diversos segmentos e campos da contabilidade, sempre atuando com foco na solução e seriedade nos processos.
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Conclusão
Trocar de contador não é uma tarefa incomum no universo corporativo. Independente dos motivos que levam a direção ou gestão à escolha de novos prestadores de serviço, o processo de contratação de novo escritório pode representar ganhos efetivos na saúde financeira da empresa.
Para isso, deve-se seguir alguns passos: a avaliação do contrato vigente, a análise retroativa da situação contábil e financeira com vistas à identificação de possíveis pendências, assim como a comunicação formalizada de rescisão contratual.
Mas, antecedendo esses processos, é sempre recomendado a avaliação detalhada do próximo escritório de contabilidade. Afinal, a empresa não pode se encontrar vulnerável ou exposta do ponto de vista contábil e, portanto, deve-se migrar de um escritório para outro.
Nesse ponto, avalie toda a estrutura do novo prestador de serviço: expertise dos profissionais, trajetória e assertividade pelos resultados obtidos.
A Contadores SA, ao longo de seus quase 20 anos de atividade, se consolidou nacional e internacionalmente como um ecossistema de soluções empresariais. Agindo com foco, compromisso e seriedade com a saúde financeira, contábil e fiscal de seus clientes.
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